Opublikowane przez Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych.
Budowa kasy fiskalnej jest szczegółowo określona przepisami ustanawianymi przez Ministerstwo Finansów. Jej prawidłowa budowa, funkcjonalność, zastosowane oprogramowanie, są skrupulatnie sprawdzane przed dopuszczeniem do użytku. Wyróżnia się dwa rodzaje mechanizmów drukujących stosowanych w tego rodzaju kasach:
- drukarka igłowa (mozaikowa), bardzo głośna, ale charakteryzuje się długą trwałością druku, stosowana w przypadku konieczności archiwizowania rolek kontrolnych przez czas określony przepisami prawa podatkowego,
- drukarka termiczna, bardzo szybka i cicha, jednak o bardzo krótkiej trwałości druku, co wynika z właściwości papieru termicznego. Musi on być przechowywany w chłodnych warunkach. Mimo tego ten typ drukarek wyparł w znacznej części drukarki igłowe.
Kasy fiskalne nie posiadające możliwości elektronicznego zapisu kopii, posługują się mechanizmem drukującym oryginał paragonu, który przeznaczony jest dla klienta, i kopii umieszczonej na rolce kontrolnej, która przeznaczona jest dla podatnika, w celu archiwizowania.
Poniżej prezentujemy rodzaje kas fiskalnych, których świadomość powinna pomóc zwłaszcza tym, którzy planują rozpocząć biznes lub zmienić kasę fiskalną na inną.
Przenośne kasy fiskalne
Przenośne kasy fiskalne, zwane także mobilnymi, służą do bezprzewodowej pracy, najczęściej w terenie. Dlatego istotną cechą kas przenośnych jest to, że mają one wysoką odporność na niekorzystne warunki otoczenia, jak duża wilgotność powietrza czy wysokie lub bardzo niskie temperatury. Oznacza to, że można z nich korzystać także w warunkach zimowych, a niektóre pozwalają nawet na swobodne korzystanie z nich w rękawiczkach.
Wyposażone najczęściej są w odpowiedni akumulator i stabilizację rolek papieru, która zapobiega przemieszczaniu się rolek podczas przenoszenia kasy z miejsca na miejsce. Klawiatura takich kas najczęściej jest zrobiona z sylikonu lub gumy, przez co nie ma możliwości zawilgocenia wewnętrznych układów znajdujących się w środku. Bywa, że w kasach tych występuje możliwość zasilania z gniazdka zapalniczki samochodowej.
Zazwyczaj wykorzystywane są w mobilnej sprzedaży towarów i usług oraz (ze względu na niewielką na niewielką bazę PLU na tle innych typów kas fiskalnych) w niektórych e-sklepach, warsztatach samochodowych, zakładach kosmetycznych, drobnym handlu lub wśród lekarzy, prawników czy choćby u organizatorów imprez plenerowych.
Małe kasy fiskalne i kasy fiskalne średniego zasięgu (tzw. kasy jednostanowiskowe)
Kasy jednostanowiskowe cechuje to, że mają możliwość współpracy z innymi urządzeniami. Chodzi o tzw. urządzenia peryferyjne, jak waga, czytnik kodów kreskowych czy też z komputer. Jednak tylko niektóre kasy jednostanowiskowe pozwalają na pracę bezprzewodową czy mobilną (wiele zależy od wytrzymałości akumulatora).
Prosta, mała kasa jednostanowiskowa to kasa przeznaczona do punktów usługowych czy małych sklepów. Uwarunkowane jest to liczbą możliwych do zaprogramowania towarów, czyli tzw. PLU. Wielkość bazy towarowej bowiem wynosi od 500 lub 3 000 kodów PLU (patrz: małe kasy fiskalne). Jest to typowe rozwiązanie dla niewielkich punktów sprzedaży, w których pracuje tylko jedna kasa lub kilka, ale nie połączonych ze sobą wzajemnie.
Z kolei kasa jednostanowiskowa średniego zasięgu przeznaczona jest do sklepów przemysłowych, spożywczych, mięsnych – czyli wszędzie tam, gdzie baza towarów wynosi od 3 000 PLU po 12 000 PLU. Także mogą współpracować z innymi urządzeniami. Istotną cechą tych kas jest przystosowanie do obsługi dużej liczby klientów, dzięki zastosowaniu wytrzymałych i szybkich mechanizmów drukujących oraz wzmocnionych klawiatur. Pewnym minusem tych kas jest to, że nie nadają się do pracy mobilnej.
Handel, kioski, małe sklepy, w tym sklepy internetowe, drogerie, perfumerie, księgarnie, piekarnie, cukiernie, małe placówki gastronomiczne (puby, restauracje, pizzerie), czy punkty usługowe – oto miejsce przeznaczenia tego typu kas.
Systemowe kasy fiskalne
Kasy systemowe, to grupa kas adresowanych do dużych placówek handlowych; do miejsc o bardzo dużym natężeniu ruchu i najczęściej o wielu stanowiskach kasowych. Kasy te charakteryzują się dużą liczbą kodów PLU (tj. bazą towarów, która znajduje się w pamięci) – od 20 tyś. do 100 tyś. pozycji.
Kasy systemowe wyposażono w porty Ethernet, które pozwalają na równoczesną zdalną komunikację z programem magazynowym i systemem monitoringu. Współpracują też z innymi urządzeniami, które wpływają na przyspieszenie obsługi klienta, na przykład z wagą lub czytnikiem kodów kreskowych oraz pozwalają na odczyt kopii elektronicznej. Mogą one pracować w sieci z komputerem i szeregiem innych kas. W przypadku tych kas fiskalnych, transmisja danych do komputera odbywa się w czasie rzeczywistym. Wymienione cechy sprawiają, że są to najdroższe spośród wszystkich kas fiskalnych.
Drukarki fiskalne
Apteki, supermarkety drogeryjno-kosmetyczne, hipermarkety spożywczo-przemysłowe, hurtownie, stacje paliw, salony prasowe, księgarnie, sieci fast food’ów, sklepy RTV-AGD, sklepy z zabawkami czy obuwnicze i odzieżowe – oto miejsca przeznaczenia drukarek fiskalnych.
Także i w ich przypadku dochodzi do podziału na mobilne drukarki fiskalne (niektóre posiadają funkcję elektronicznego zapisu paragonów) oraz stacjonarne. Te ostatnie różnią się między sobą – podobnie jak kasy fiskalne – pojemnością bazy towarowej (PLU) oraz funkcjonalnościami, jak możliwość elektronicznego zapisu paragonów czy możliwość podłączenia online (drukarki fiskalne online ready).
Gdyby porównać kasę fiskalną oraz drukarkę fiskalną, to należy wskazać, że kasa fiskalna to urządzenie zaprojektowane do samodzielnej pracy. Wszystkie dane, w tym baza towarów i usług (tzw. PLU), mogą zostać zaprogramowane na kasie, bezpośrednio z klawiatury urządzenia. Z kolei drukarka fiskalna stanowi część systemu sprzedaży, gdzie główną rolę pełni program program sprzedażowy. Jego zadaniem jest zbieranie informacji o obrocie handlowym i rejestrowanie go w pamięci drukarki fiskalnej.